Traitement archivistique

Rhenus Office Systems France assure le traitement physique et numérique de vos archives privées ou publiques.

L'aide au traitement des archives

Nos archivistes qualifiés réalisent pour nos clients récolement, tri et classement en respectant les normes NF Z 42-013 pour l’archivage électronique et ISAD(G) (Norme générale et internationale de description archivistique) pour l’archivage physique. Le travail de nos archivistes vous garantit une mise en ordre intellectuelle et physique de vos documents ainsi qu’une continuité d’activité grâce à une meilleure gestion des données pour vos services. Quelle que soit la quantité de vos fonds d’archives, nous sommes présents et à l’écoute pour vous conseiller et vous accompagner dans le traitement archivistique.

LE PROCESSUS

Prise de contact : Une prise de contact via notre formulaire ou par téléphone/ courriel est établie. Notre service commercial fait alors avec vous une revue de vos besoins. Un déplacement sur votre site est généralement nécessaire afin de pouvoir statuer sur une volumétrie exacte et/ou pour mieux comprendre votre requête.
A l’issue, nous vous établissons un devis de traitement d’archives et d’externalisation (si besoin). Certaines données peuvent être confusantes, c’est pour quoi nous vous assurons une écoute en cas de questions complémentaires sur le devis.
Traitement archivistique : Notre équipe d’archivistes diplômés se déplace sur votre site, pour un nombre de jours estimés dans le devis, afin de réaliser le traitement archivistique avec le plus de discrétion possible pour respecter votre environnement de travail. Si une externalisation est nécessaire, Rhenus Office Systems France procède alors à l’enlèvement de vos dossiers (en conteneurs ou en palettes). Notre personnel assure la prise en charge et le transport de vos documents jusqu’à notre site avec le plus grand professionnalisme et est soumis à une politique stricte de confidentialité. Notre équipe réalise le traitement archivistique en suivant les étapes suivantes et en suivant les réglementations en vigueur s’il s’agit d’archives publiques.
Tri & Classement : Permet de déterminer le sort final des documents (à conserver indéfiniment, à éliminer à terme, c’est-à-dire à l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), à détruire). Permet d’organiser et regrouper les documents selon des thématiques.
Rédaction des instruments de recherche et bordereau d’élimination : Un instrument de recherche fournit des indications plus ou moins détaillées sur le contenu de chaque article (l'article est l'unité intellectuelle et matérielle de base des archives, identifiée par une cote). Le bordereau d'élimination permet d'inventorier les documents éliminables.
Cotation & Rangement : Une fois les archives classées, une cote est attribuée à chaque unité d’archives. Les archives sont rangées en suivant les instruments de recherche et les cotations, dans le ou les sites que vous aurez indiqués préalablement.
Restitution des instruments de recherche et du bordereau d’élimination / intégration en base (en cas de stockage dans nos locaux) :
Tous les instruments de recherche vous sont ensuite remis en format Excel et PDF, ainsi que le bordereau d’élimination (en PDF). Ce dernier est à faire valider par les Archives départementales concernées, pour les archives des institutions publiques. Un code à barres individuel et anonymisant est apposé sur l’unité de stockage définie (conteneur, palette, logibox) puis vos archives sont stockées en nos locaux hautement sécurisés.

Contactez-nous

Bénéfices 

Mieux libérer de l’espace

Profitez de plus d’espace de stockage suite au tri des archives et gagnez du temps dans vos recherches.

Mieux gérer ses données en toute sécurité

Organisation et clarté dans la gestion et la conservation des fonds d’archives pour une utilisation plus simple au quotidien.

Mieux respecter les législations en vigueur

Entretenir un fonds de documents en respectant les durées d’utilités administratives (DUA) et autres normes de conservation.

Question & Réponse 

Est-ce que tous les documents utilisés dans nos services sont des archives?

La théorie des trois âges en archivistique démontre que tous document utilisé est déjà une archive et que celui-ci suit un cycle : un document peu après sa création sera utilisé quotidiennement (archive courante), puis laissé dans un coin du bureau mais consulté de temps à autre (archive intermédiaire) pour finir comme un support plus consulté, à jeter ou à garder en fonction des données et de l’intérêt qu’il contient (archive définitive).

Est-il possible de détruire les archives qui ne sont plus utilisées?

Au cours du tri, les archives définitives peuvent être détruites, à condition que la durée d’utilité administrative (DUA) l’autorise. (Lien qui dirige vers article destruction)

Qu’est-ce que la durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final d’une archive?

La durée d’utilité administrative (DUA) correspond au délai pendant lequel les documents doivent être conservés, car nécessaires à l’activité du service producteur et afin de conserver leur valeur probante. Durant cette DUA, les archives doivent être préservées par un système d’archivage. A l’issue de leur DUA, le sort final des documents archivés peut s’appliquer : conservation définitive ou élimination. La DUA et le sort final d’une archive sont réglementés : codes de loi (par exemple : code du travail, code des juridictions financières), circulaires…